L’auxiliar de planificació: una eina molt útil per programar reunions

Quan programem una reunió en la qual està prevista l’assistència d’un nombre important de persones o amb agendes molt ocupades, estalviarem molt de temps si fem servir l’auxiliar de planificació.

L’auxiliar de planificació ens ajuda a conèixer la disponibilitat dels participants i a trobar les dates i hores més adients per poder convocar la reunió.

En aquesta entrada t’expliquem com es fa servir des d’Outlook Web, però  aquesta utilitat també està disponible en Outlook local.

  • Obrir la vista Calendari i fer clic al botó Crear esdeveniment nou. S’obre el quadre de diàleg per emplenar els detalls de la reunió.
  • Anar al botó “Auxiliar de planificació”.
  • Afegir les persones convidades i comprovar si hi ha conflictes o no amb el dia/hora de la reunió que proposem.

  • Una vegada trobat el dia i hora on poden assistir els participants, clicar sobre el botó “Fet” per acabar d’emplenar els detalls de la reunió abans d’enviar la convocatòria.

A tenir en compte

És important que tots tinguem habilitada l’opció “Pot visualitzar si estic ocupat” perquè si ens volen convidar a una reunió, la persona organitzadora sàpiga si estem ocupats i pugui trobar les franges horàries alternatives.

Et mostrem un exemple d’una persona a la qual volem convidar a la reunió, però no té compartit el seu calendari. En afegir-lo com a  participant, surt l’avís “No hi ha hores suggerides”.En casos com aquest, recomanem que la persona participant vagi a  Calendari – Desplegui  els 3 punts i seleccioni l’apartat “Ús compartit i permisos”.

I canviï l’opció “No compartit” per “Pot visualitzar si estic ocupat”.Més informació sobre com programar reunions, a les pàgines d’ajuda de Microsoft.

Reunions programades des de Teams

Reunir-nos de forma virtual forma part del nostre dia a dia laboral, però depèn amb qui o de quin tema tractem en la reunió potser cal organitzar-les de maneres diferents. De forma general podem agrupar les reunions en 2 tipus: les immediates i les programades.

Les reunions immediates són aquelles que fem d’una manera espontània, més informal i on acostumen a participar poques persones. Una situació habitual podria ser quan tenim un dubte i contactem, a través del xat de Teams amb un company i fem una videotrucada. Una vegada ha començat la reunió sempre podem convidar a més gent a participar-hi.

– Clicant sobre les icones de la càmera o del telèfon fem una videotrucada-

Les reunions programades són aquelles que planifiquem fent ús del calendari a través d’Outlook o de Teams. Exemples de reunions programades podrien ser les periòdiques d’equips de treball,  reunions per constituir un tribunal o entrevistar un candidat o reunions entre persones de diferents organitzacions. La persona que crea una reunió es converteix en el seu organitzador.

En aquesta entrada del blog ens centrarem en les reunions programades des de Teams i com la persona organitzadora pot modificar certes opcions per adequar el rol i  les accions dels diferents participants.

Nota: Per organitzar una reunió no cal demanar l’alta d’un equip Teams, però sí que recomanem fer servir el client de Teams i no l’aplicació web per disposar de totes les funcionalitats.

Per modificar les opcions d’una reunió cal fer 3 passos: Des d’Opcions de reunió accedim a la següent pantalla on podrem modificar diferents aspectes sobre com per exemple, qui pot convidar altres participants, compartir informació o silenciar micròfons.

Nota: Una vegada començada la reunió, la persona organitzadora també pot accedir a aquesta pantalla i modificar els valors.

Us expliquem què significa cada camp:

1 – Qui pot ometre la sala d’espera?: Per defecte, les persones amb compte no UB no podran accedir automàticament a la reunió i estaran en una sala d’espera fins que algú les accepti.

2 – Permetre a qui truca ometre la sala d’espera: aquest camp està relacionat amb l’anterior, tenir-lo activar significa que tothom que truqui per participar en la reunió accedirà directament.

3 – Notificar quan alguna de les persones que truca s’uneix o surt de la reunió: per defecte “Sí”.

4 – Qui pot presentar?: aquest és un camp molt important perquè l’organitzador de la reunió programada decideix qui pot fer de moderador i qui d’assistent. El moderador pot acceptar participants, compartir documentació, gravar …Per a més informació, consulta les capacitats específiques per a cada rol.

5 – Permetre que els assistents reactivin àudio: per defecte “Sí” però si volem controlar que el micro estigui apagat podem canviar aquest valor.

Per conèixer més en detall cadascuna d’aquestes opcions, consulta la següent ajuda.

Més informació sobre Teams a l’apartat de la web de l’Àrea de Tecnologies .

Mantingueu els fitxers protegits, no perdeu els documents i tingueu-los sempre disponibles

OneDrive és la biblioteca personal al Núvol UB. Tenir les dades a OneDrive permet:

  • Compartir fitxers i carpetes amb qualsevol persona
  • Crear, veure i editar directament des de les aplicacions d’Office i des d’altres aplicacions suportades
  • Tenir un historial i control de les versions dels documents
  •  1TB de capacitat, sense necessitat d’ocupar espai al disc local

Des de l’àrea TIC us aconsellem tenir activat el client de OneDrive i desar tots els documents a OneDrive, d’aquesta manera disposeu d’una còpia de seguretat i podeu accedir als documents des de qualsevol dispositiu.

En cas d’avaria del disc, esborrat accidental, programari maliciós o robatori de l’equip sempre podreu accedir i recuperar les vostres dades de nuvol.ub.edu.

Així mateix, us recomanem activar la còpia de seguretat de les capetes de dades de Windows i convertir les carpetes Escriptori, Documents i Imatges en carpetes sincronitzades per Onedrive.

Us expliquem com fer-ho:

  • Accediu a Configuració de OneDrive

  • Obriu la pestanya de Còpia de Seguretat i Administra la còpia de seguretat

  • I cliqueu el botó Inicieu la còpia de seguretat:

A partir d’ara, a OneDrive, veureu aquestes tres carpetes sincronitzades i:

  • Podreu treballar igual que sempre des d’aquestes carpetes del vostre equip; des de l’explorador de fitxers s’afegirà una columna amb la icona d’estat de sincronització d’aquestes.
  • Des de qualsevol altre equip i via nuvol.ub.edu podreu accedir també al contingut d’aquestes carpetes.

A tenir en compte que el client de OneDrive sincronitza tot el que hi ha al servidor amb el PC, quan hi ha documents que no es fan servir sovint, passen a estar de forma virtual sense ocupar espai.

Més informació a la web d’ajuda del OneDrive.

Per qualsevol consulta o dubte, contacteu amb el PAU.

Skype Empresarial online ja té data de caducitat

En una clara aposta cap a Teams com a eina de treball col·laboratiu i de comunicació, Microsoft ja té anunciada la data on es retira oficialment Skype empresarial online: el  31 de juliol de 2021.

MS Teams està en continua evolució, incorporant noves funcionalitats i una interfície atractiva i intuïtiva. Inclou totes les opcions de l’Skype Empresarial i moltes altres, us expliquem algunes de les que trobem més interessants:

Millores relacionades amb les videotrucades o reunions en línia:

  • Permet programar reunions des del calendari.
  • Permet canviar el fons o que aparegui borrós de la persona que està fent una videotrucada.
  • Permet desactivar el vídeo entrant per optimitzar la xarxa.
  • Permet una millor gestió de les reunions, aixecant la mà per demanar torn de paraula.
  • La persona organitzadora pot silenciar tothom.
  • La persona organitzadora pot finalitzar la reunió per a tots els participants.
  • Les persones externes a l’organització poden passar per una sala d’espera abans d’entrar directament a una videotrucada.
  • La persona organitzadora pot obtenir un informe dels assistents a la reunió, que inclou l’hora d’arribada i l’hora de sortida de cada participant.

Millores relacionades amb els xats en temps real:

  • Permet cercar i continuar una conversa anterior.
  • Permet accedir a l’històric de documents adjuntats al xat.
  • Des del xat es pot fer una reunió / trucada immediata

Us aconsellem que si encara esteu treballant amb Skype Empresarial, comenceu a fer servir Teams per adaptar-vos el més ràpidament a aquesta eina i fer servir al màxim totes les seves funcionalitats.

Teams es pot executar com aplicació web però, per tenir disponibles totes les característiques, us recomanem fer servir el client d’escriptori.

A la nostra web trobareu més informació sobre Teams  amb preguntes freqüents i enllaços a guies d’ajuda.

Phishing, spam i reenviament a comptes maliciosos

Recentment hem patit una onada d’atacs a comptes de correu UB on, en alguns casos, s’han robat credencials d’usuaris (identificador i contrasenya UB). Una vegada l’atacant ha disposat de les credencials, ha pogut accedir al compte robat i des d’aquest fer diferents accions malicioses com:

  • Fer phishing a nous comptes: enviament de correus amb enllaços o fitxers maliciosos amb la finalitat d’apropiar-se de noves credencials.
  • Fer spam: enviament massiu de correu brossa.
  • Activar el camp “reenviament” del compte robat cap a l’adreça de correu de l’atacant, aconseguint que tot el correu que s’envia al compte robat també s’envii al seu.

Volem fer especial esment en aquest últim punt, el reenviament del correu a un altre compte. Aquesta acció pot haver-se fet per diferents motius: atac directe a la persona per conèixer informació privada, robatori d’informació a un grup d’investigadors que treballin en un projecte…

Els casos que hem detectat ja s’han solucionat però et demanem que estiguis alerta i comprovis de manera periòdica que no tinguis activat cap reenviament a un compte desconegut.

La manera de fer-ho és molt senzilla:

  • Accedeix al Núvol UB des d’un navegador http://nuvol.ub.edu (des del client d’escriptori o el mòbil no avisa).
  • Consulta el teu correu, si apareix una finestra emergent a la part dreta superior com la de la imatge, és que tens activat un reenviament.

Si el reenviament no l’has fet tu ni coneixes l’adreça de correu a la que s’està enviant el teu correu, tens o has tingut les credencials compromeses. Amb caràcter urgent, cal que:

  • Canviïs la contrasenya immediatament, et recomanem escollir una de ben diferent i que no facis servir en cap altre servei, bancs…
  • Seguidament treguis l’adreça fraudulenta i revisis també que no tinguis cap regla de correu que no hagis fet tu.
  • Obris un tiquet al PAU (si ets estudiant obre el tiquet al SAE) notificant d’aquest fet.

Treure un reenviament de correu és molt senzill:

Des del correu del núvol (http://nuvol.ub.edu)

  • Clica sobre l’enllaç Desactiva de la finestra emergent

  • Deshabilita el reenviament i una vegada tornis a obrir el correu comprovaràs que ja no surt la finestra d’avís informant que estàs reenviant correu.

Com sempre, cal que estiguis molt alerta amb correu que rebis i no cliquis enllaços ni descarreguis cap document que no estiguis segur que s’envia des d’una font fiable. Davant de qualsevol dubte contacta amb l’emissor del missatge per confirmar l’enviament del correu. No facilitis mai les credencials per correu o per telèfon.

Davant de qualsevol dubte, contacta amb el PAU.

Teams, l’eina corporativa de comunicació i col·laboració al Núvol UB

Arrel de la situació actual, on les eines de comunicació i col·laboració en línia han esdevingut protagonistes en el nostre lloc de treball, amb la voluntat de servei que caracteritza l’Àrea de Tecnologies; hem posat a disposició del PAS, el PDI i el personal col·laborador de la Universitat, l’aplicació Microsoft Teams que forma part del NúvolUB 

Què és Microsoft Teams? 

Microsoft Teams és un espai de treball que reuneix les aplicacions necessàries per treballar de forma col·laborativa i millorar la comunicació de l’equip; mitjançant videoconferències, xatsnotes, emmagatzematge i edició de fitxers en línia, planificació de tasques i la possibilitat d’incloure altres aplicacions. A més a més, permet la creació d’equips de treball (team). 

Funcionalitats: 

  • Realitzar xats de grup o privats. 
  • Adjuntar documents al xat i editar-los de forma simultània. 
  • Accedir al contingut i l’historial del xat en qualsevol moment. 
  • Realitzar trucades i videotrucades de 2 o més persones. 
  • Programar i participar a reunions en línia. 
  • Accedir a tot el contingut, les eines integrades, els usuaris i les converses a través de pestanyes. 
  • Compartir la pantallauna presentació en Powerpoint o una pissarra digital. 
  • Gravar i reproduir les videotrucades o reunions. 
  • Accedir a notes i documents gràcies a la integració amb OneNote i SharePoint. 
  • Crear canals per mantenir organitzades les converses per temàtica o projecte. 

És accessible des del navegador o des de les aplicacions natives per als sistemes Windows, macOS i Linux, així com per a dispositius mòbils basats en iOS i Android. 

Per més informació consulta la pàgina institucional de l’ATIC. 

Ha finalitzat el meu contracte, puc accedir al meu correu UB?

Quan una persona acaba la relació contractual amb la Universitat o finalitza el seu període de col·laboració, perd automàticament la possibilitat d’accedir a la intranet, i en el cas de personal contractat per tant,  ja no podrà accedir al Portal UB.

Tot i això i en funció del seu perfil, disposa d’un període de gràcia de dos mesos, que li permet fer ús del seu correu corporatiu personal i de tots els serveis del núvol UB associats que tenia.

L’entrada al correu es pot fer sempre via navegador o bé accedint des del client de correu Outlook si ja es té configurat.

En passar aquests 2 mesos de gràcia i si no s’ha restablert la vinculació amb la UB, l’accés al compte de correu es tanca. En cas de tornar a establir-se es mantindria la  mateixa adreça de correu.

Més informació sobre les credencials i la seva caducitat.

 

Veig una aparença del correu al Núvol UB diferent a la que jo tenia

Hem rebut algunes trucades d’usuaris que, sense saber perquè, en consultar el seu correu des del Núvol UB veuen una aparença diferent, tal com es mostra en la  imatge exemple:

Es tracta de la versió simplificada de l’Outlook web.

És molt senzill tornar a disposar de la versió completa, què, a més és la que recomanem, ja que la simplificada no acaba de funcionar del tot bé.

1 – Vés a Opcions (com assenyala la fletxa vermella de la imatge de dalt)

2 –  En el panel de l’esquerra tria – Versió de l’Outlook

3 – Treu la selecció de l’opció Utilitza la versió simplificada i prem el botó Desa com indiquen les fletxes vermelles de la imatge:

3 – Tanca la sessió en el Núvol UB per fer efectius els canvis. Quan et connectis, tornaràs a disposar de la versió completa, com la de la imatge exemple de sota. Si encara veus la versió simplificada, prova de tancar el navegador i tornar a connectar-te.

Per qualsevol consulta, pots contactar amb el PAU si ets PAS o PDI o amb el SAE si ets un estudiant.

El client de sincronització Onedrive

Des de fa uns anys hi ha nombrosos serveis d’emmagatzematge en el núvol, els més coneguts Google Drive, Dropbox. i en el núvol Microsoft: OneDrive i OneDrive per a l’empresa (for Business).

  • OneDrive: és el servei d’emmagatzematge d’informació gratuït i d’ús personal associat a un compte live.com, hormail.com, Outlook.com,…
  • OneDrive per a l’empresa: és el servei d’emmagatzematge d’informació de tipus empresarial associat a les subscripcions de l’Office 365. Aquest és el servei que ofereix la UB a la seva comunitat.

El serveis de OneDrive i OneDrive per a l’empresa ofereixen un programa (client) que es pot instal·lar a l’ordinador per tal de sincronitzar els fitxers que tenim emmagatzemats al núvol amb el nostre equip. Aquests programes de sincronització s’encarreguen de descarregar o mostrar, a l’ordinador de l’usuari, una còpia del contingut allotjat al núvol, d’aquesta manera és possible fer canvis en els documents sense haver d’entrar a la web del núvol. Els canvis que es realitzin en els fitxers i documents des de l’ordinador o des de la web del núvol se sincronitzen de manera bidireccional.

A Windows, fins fa relativament poc, cadascun d’aquests serveis tenia associat un client de sincronització diferent. Les nomenclatures poden generar confusió:

  • Per a OneDrive (personal – no empresarial) es feia servir l’aplicació “OneDrive”, aplicació independent que cal instal·lar en sistemes Windows 7 i que ja està instal·lada a Windows 10. Aquesta aplicació va associada a un executable anomenat OneDrive.exe.
  • Per a OneDrive per a l’empresa: es feia servir laplicació “OneDrive para la empresa” o “OneDrive for Business” que s’instal·lava conjuntament amb el paquet Microsoft Office 2013 o 2016 . L’aplicació va associada a l’executable Groove.exe.

A finals de 2017, Microsoft va apostar per unificar els 2 clients de sincronització en un de sol: OneDrive (OneDrive.exe) que permet:

  • Sincronitzar l’espai d’emmagatzematge de OneDrive (d’ús personal)
  • Sincronitzar l’espai d’emmagatzematge personal de OneDrive per a l’empresa.
  • Sincronitzar les biblioteques de documents de SharePoint.

¿Com puc saber quin client de sincronització tinc instal·lat a l’equip?

En el cas d’estar utilitzant el client vell (“OneDrive para la empresa” – fletxa vermella) recomanem actualitzar-se al nou client unificat (“OneDrive” – fletxa verda) :

  1. Instal·lar el nou client: Per versions anteriors a Windows 10 o altres sistemes operatius, es pot descarregar en aquesta web de Microsoft.
  2. Iniciar sessió amb el nou client (informació sobre el nou client).
  3. Un cop iniciada la sessió, el client de sincronització de OneDrive farà les actualitzacions de manera automàtica: sincronitzarà a la mateixa ubicació de carpeta que hi havia abans, desactivarà el client vell i a més permetrà triar quines carpetes es volen sincronitzar.

Per qualsevol error o dubte us podeu posar en contacte amb el PAU.

Des de l’Àrea de Tecnologies no es donarà suport a les incidències que puguin derivar-se del client vell de sincronització, només les referides a la substitució pel client nou.

Més informació sobre com sincronitzar amb OneDrive.