Reunions programades des de Teams

Reunir-nos de forma virtual forma part del nostre dia a dia laboral, però depèn amb qui o de quin tema tractem en la reunió potser cal organitzar-les de maneres diferents. De forma general podem agrupar les reunions en 2 tipus: les immediates i les programades.

Les reunions immediates són aquelles que fem d’una manera espontània, més informal i on acostumen a participar poques persones. Una situació habitual podria ser quan tenim un dubte i contactem, a través del xat de Teams amb un company i fem una videotrucada. Una vegada ha començat la reunió sempre podem convidar a més gent a participar-hi.

– Clicant sobre les icones de la càmera o del telèfon fem una videotrucada-

Les reunions programades són aquelles que planifiquem fent ús del calendari a través d’Outlook o de Teams. Exemples de reunions programades podrien ser les periòdiques d’equips de treball,  reunions per constituir un tribunal o entrevistar un candidat o reunions entre persones de diferents organitzacions. La persona que crea una reunió es converteix en el seu organitzador.

En aquesta entrada del blog ens centrarem en les reunions programades des de Teams i com la persona organitzadora pot modificar certes opcions per adequar el rol i  les accions dels diferents participants.

Nota: Per organitzar una reunió no cal demanar l’alta d’un equip Teams, però sí que recomanem fer servir el client de Teams i no l’aplicació web per disposar de totes les funcionalitats.

Per modificar les opcions d’una reunió cal fer 3 passos: Des d’Opcions de reunió accedim a la següent pantalla on podrem modificar diferents aspectes sobre com per exemple, qui pot convidar altres participants, compartir informació o silenciar micròfons.

Nota: Una vegada començada la reunió, la persona organitzadora també pot accedir a aquesta pantalla i modificar els valors.

Us expliquem què significa cada camp:

1 – Qui pot ometre la sala d’espera?: Per defecte, les persones amb compte no UB no podran accedir automàticament a la reunió i estaran en una sala d’espera fins que algú les accepti.

2 – Permetre a qui truca ometre la sala d’espera: aquest camp està relacionat amb l’anterior, tenir-lo activar significa que tothom que truqui per participar en la reunió accedirà directament.

3 – Notificar quan alguna de les persones que truca s’uneix o surt de la reunió: per defecte “Sí”.

4 – Qui pot presentar?: aquest és un camp molt important perquè l’organitzador de la reunió programada decideix qui pot fer de moderador i qui d’assistent. El moderador pot acceptar participants, compartir documentació, gravar …Per a més informació, consulta les capacitats específiques per a cada rol.

5 – Permetre que els assistents reactivin àudio: per defecte “Sí” però si volem controlar que el micro estigui apagat podem canviar aquest valor.

Per conèixer més en detall cadascuna d’aquestes opcions, consulta la següent ajuda.

Més informació sobre Teams a l’apartat de la web de l’Àrea de Tecnologies .

Skype Empresarial online ja té data de caducitat

En una clara aposta cap a Teams com a eina de treball col·laboratiu i de comunicació, Microsoft ja té anunciada la data on es retira oficialment Skype empresarial online: el  31 de juliol de 2021.

MS Teams està en continua evolució, incorporant noves funcionalitats i una interfície atractiva i intuïtiva. Inclou totes les opcions de l’Skype Empresarial i moltes altres, us expliquem algunes de les que trobem més interessants:

Millores relacionades amb les videotrucades o reunions en línia:

  • Permet programar reunions des del calendari.
  • Permet canviar el fons o que aparegui borrós de la persona que està fent una videotrucada.
  • Permet desactivar el vídeo entrant per optimitzar la xarxa.
  • Permet una millor gestió de les reunions, aixecant la mà per demanar torn de paraula.
  • La persona organitzadora pot silenciar tothom.
  • La persona organitzadora pot finalitzar la reunió per a tots els participants.
  • Les persones externes a l’organització poden passar per una sala d’espera abans d’entrar directament a una videotrucada.
  • La persona organitzadora pot obtenir un informe dels assistents a la reunió, que inclou l’hora d’arribada i l’hora de sortida de cada participant.

Millores relacionades amb els xats en temps real:

  • Permet cercar i continuar una conversa anterior.
  • Permet accedir a l’històric de documents adjuntats al xat.
  • Des del xat es pot fer una reunió / trucada immediata

Us aconsellem que si encara esteu treballant amb Skype Empresarial, comenceu a fer servir Teams per adaptar-vos el més ràpidament a aquesta eina i fer servir al màxim totes les seves funcionalitats.

Teams es pot executar com aplicació web però, per tenir disponibles totes les característiques, us recomanem fer servir el client d’escriptori.

A la nostra web trobareu més informació sobre Teams  amb preguntes freqüents i enllaços a guies d’ajuda.

Skype Empresarial: la solució de videoconfèrencia

Fruit del conveni de col·laboració entre la Universitat de Barcelona i Microsoft, us oferim la possibilitat que tot el PDI i PAS gaudeixi de la solució de videoconferència Skype Empresarial, sense cap cost.

skypeEmp3Skype Empresarial és una plataforma unificada de comunicació que permet l’ús de missatgeria instantània, videoconferències, compartició de documents…

Amb l’Office 2013 ja està disponible el client de Skype for Business i només cal que us autentiqueu amb el vostre compte de correu ub.edu i a la vostra contrasenya.

Nota: En cas de no aparèixer amb l’Office 2013 o si teniu una versió anterior de l’Office, contacteu amb el PAU

A diferència de la versió domèstica, coneguda com a Skype, Skype Empresarial permet:skypeEmp2

  • Connectar amb qualsevol usuari: amb un màxim de 250 persones, encara que no es trobin en Skype Empresarial amb els únics requeriments de tenir una connexió a Internet.
  • Consultar els estats en línia dels contactes de la Universitat per saber si estan disponibles o no per iniciar una reunió o conversació.
  • Programar reunions des del programa de correu Outlook. També disposeu del programador web de Skype Empresarial disponible des de l’Office 365 per crear reunions en Skype si treballeu amb un client de correu diferent a Outlook.
  • Integració amb Office: compartició de documents.
  • Seguretat i control: Les conversacions estan protegides mitjançant xifrat i autenticació.

Consulteu la pàgina d’ajuda  on podreu accedir a manuals i guies d’ús. Per qualsevol dubte podeu contactar amb el PAU

OneDrive pel col·lectiu UB

Fruit del conveni de col·laboració entre la Universitat de Barcelona i Microsoft, us oferim la possibilitat que tot el col·lectiu de la UB (Alumnes, PDI i PAS) gaudeixi d’un espai d’emmagatzematge al núvol, sense cap cost. Es tracta de OneDrive per a l’Empresa (OneDrive for Bussiness) , una biblioteca personal per emmagatzemar documents de treball, amb la possibilitat de compartir la informació. Inclou Office Online, que permet carregar, crear, editar i compartir documents de Microsoft Office directament des d’un navegador web.

 nuvol_multiequipAquest servei ofereix una capacitat de 1 TB per usuari i permet tenir a l’abast els nostres documents, ja sigui des de l’ordinador de la feina com des d’altres dispositius (portàtil, ordinador de casa, tablet, mòbil, etc).

 El OneDrive s’ofereix com una alternativa a la unitat  personal de xarxa, la U:\ del servidor de fitxers en ús per a PDI i PAS, de menys capacitat d’emmagatzematge i que es preveu tancar en breu.

Si sou PDI o PAS, a partir d’avui, ja podeu accedir a aquest servei des d’aquest enllaç: http://nuvol.ub.edu i identificar-vos com a usuaris de la UB amb les vostres credencials.

Si sou Estudiants de la UB, a partir de dilluns tindreu el servei en funcionament i podreu accedir des de http://nuvol.alumnes.ub.edu amb les vostres credencials d’estudiant.

Trobareu tota la informació de suport (funcionalitats, instal·lació del client, etc.) en el següent enllaç: https://ubarcelona.sharepoint.com

Per resoldre qualsevol consulta contacteu amb el Punt d’Atenció a l’Usuari (PAU)

Nou web Espai daU

daus

L’Espai daU és l’espai col·laboratiu que ofereix la Universitat de Barcelona pensat per compartir i gestionar la nostra informació i la de les persones del nostre entorn laboral: correu, contactes, calendaris, tasques i llistes de distribució són els daus actuals.

A punt de finalitzar la migració de tots els correus a la nova plataforma Exchange, hem publicat un nou web amb l’objectiu d’actualitzar tota la informació referent a l’Espai daU,  reestructurar el contingut i redissenyar tot el lloc.

Amb aquest sentit, hem renovat totes les pàgines aplicant les noves plantilles UB, hem afegit una nou apartat amb els últims correus phishing que arriben als comptes UB per ajudar-vos a detectar-los  i  hem redistribuït  les seccions d’ajuda per a cada dau.

En el nou web trobareu diferents apartats:  feu-li una ullada a la secció Accedir al correu si feu servir un client local i necessiteu configurar-lo o si us cal afegir nous comptes, si voleu conèixer els dubtes freqüents amb les seves respostes, visiteu la secció de daus. També us pot interessar l’apartat on hem agrupat els tutorials d’ajuda. A la secció de Problemes amb solucions trobareu possibles errors explicant les causes i les solucions que poden ser transitòries fins que aquest problema es resolgui o permanents si el funcionament de l’eina està així dissenyat.

El botó de Cerca us ajudarà a trobar informació de manera ràpida.

Per últim, animar-vos a fer servir la  secció d’opinió, si ens voleu fer arribar qualsevol suggeriment de millora de la informació.

Possibilitat de canviar nom i cognoms en enviaments de correu en Plataforma Exchange

S’ha posat a disposició dels usuaris la possibilitat de canviar el nom i cognoms amb que s’envien els correus en la plataforma Exchange. Fins ara, els enviaments es feien amb el nom i cognoms en majúscules gravats per Recursos Humans, en formalitzar el contracte, conforme les dades del DNI.

També s’ha afegit la possibilitat d’incloure un correu electrònic alternatiu i un numero de mòbil. Això permetrà, més endavant, recuperar l’accés al vostre compte de correu en cas d’oblit o caducitat de la vostra contrasenya.
Per omplir aquests camps opcionals, haureu d’entrar a Personal en línia  i accedir a Dades Personals, apartat d’Adreça del lloc de treball.

Comença la migració a la plataforma de missatgeria Exchange 2010

Segons l’anunci del Comissionat del passat 20/6/2011 ja s’ha començat la migració de la plataforma de missatgeria actual a la nova plataforma de missatgeria electrònica basada en Exchange 2010.

En aquesta primera fase es migraran els usuaris amb càrrecs directius a la Universitat que esperem acabi a final d’any.

Moltes de les preguntes més habituals sobre el projecte les trobareu a la web de comunicació del projecte edaU amb ajudes i vídeos informatius, també podeu deixar el vostre parer o suggeriments:  http://www.ub.edu/e-dau .

Us animem a millorar el projecte amb la vostra participació.

Gestor de Projectes de Recerca

El dia 9 de maig es va publicar al web de la UB la notícia de l’accés al GPR des de la Intranet de la UB.

Des del maig de 2010, data d’inici del seu desplegament, s’ha presentat de manera progressiva als equips de direcció de les facultats dela UB i s’han realitzat un total de 30 tallers als quals han assistit 243 investigadors i 113 gestors. Actualment els tallers per al PDI són gestionats per l’ICE.

Resum del què és el GPR

El GPR és una plataforma col•laborativa creada per la Universitat de Barcelona al servei dels investigadors per facilitar la gestió dels projectes de recerca. Està integrada amb altres sistemes, com el GREC, la Comptabilitat, les dades de Personal i el sistema d’autenticació. Podeu veure un vídeo introductori de 3 minuts que explica les principals funcions del GPR, disponible en català i castellà.

També hem realitzat un vídeo de 24 minuts que resumeix la presentació que es fa als tallers presencials. Està pensat per a qui vol conèixer el GPR sense haver assistit a cap taller.

Integració amb altres serveis

El GPR s’integra amb altres serveis de la UB, com ara l’autenticació d’usuaris, el registre oficial de projectes de recerca GREC i els sistemes comptables de la UB i de la FBG. Els documents dels projectes al GPR resideixen al gestor documental Alfresco. La interfície amb aquests altres sistemes és a través de webserveis (SOAP) o a través de llibreries Java.

Tecnologies utilitzades

El GPR fa ús de tecnologies capdavanteres basades en Java. Les dades resideixen a una base de dades relacional.

Actualització de BSCW 4.5.2

Dijous 16 de desembre, BSCW es va actualitzar a la última versió 4.5.2.  Amb la nova versió s’ha indexat la informació  per poder fer cerca per continguts.

La nova versió té  un nou disseny,  menús amb finestres i pestanyes , nova funcionalitat del botó dret sobre els objectes.  També s’han activat  nous mòduls: carpetes web,  accés a través del mòbil, creació de blocs, entre d’altres …  Novetats destacades són el versionat automàtic de documents  i la creació de documents de text o html directament des de l’aplicació.

Trobareu més informació sobre el nou BSCW  en aquest enllaç

Novetats en BSCW: Servei d’espais pel treball col·laboratiu

BSCW (Basic Support for Cooperative Work) és una de les  solucions  que ofereix la UB com a eina de treball col·laboratiu per a PDI i PAS. Aquesta eina, totalment web, suporta gestió documental, notificació d’esdeveniments en temps real i fòrums de discussió, entre d’altres.

Disposem de diferents instàncies de  BSCW per separar els grups de treball de recerca, on el PDI de la UB també pot col·laborar amb membres d’altres universitats, dels grups de  treball  orientats a temes de gestió per a PAS i/o PDI de la UB.

El passat 24 de març es va canviar el maquinari on resideix BSCW per un de nou, amb més prestacions i capacitat. Aquesta acció necessària per l’obsolescència del maquinari  i la manca d’espai en disc per emmagatzemar nous fitxers,  va implicar una aturada,  durant  el matí,  per poder instal·lar l’aplicatiu i traspassar totes les dades dels usuaris.   Una vegada reactivat el servei en la nova màquina,  els usuaris de BSCW van poder accedir a l’aplicatiu de manera transparent.

Aquesta actuació ha permès solucionar  els problemes d’espai en disc,  en qualsevol cas i donat que l’espai de disc és un recurs limitat, recordem als usuaris de BSCW la necessitat d’esborrar la seva paperera de manera periòdica així com la bona pràctica d’eliminar  aquella informació obsoleta dels seus espais.

Actualitzat el maquinari,  estem treballant per instal·lar  l’ última versió de BSCW 4.5.1 que incorpora novetats destacades: creació de blocs, integració Wiki,  portal personalitzable per a cada usuari …

Esperem poder anunciar-vos  la disponibilitat d’aquesta nova versió en breu.