A la Universitat de Barcelona disposem de dues eines, al Núvol UB, per treballar amb documents: SharePoint i OneDrive. Tot i que s’assemblen és important conèixer els trets diferencials de cadascun per ajudar-nos a triar quin fer servir en un moment o altre.
OneDrive: és el nostre espai personal al núvol on guardar documents relacionats amb el nostre treball o activitat a la UB. A OneDrive, podem pujar, crear i editar fitxers, treballar-hi en línia i compartir fitxers puntualment amb altres persones.
Exemple: Una persona administrativa desa a OneDrive els seus esborranys. Quan ha d’enviar-ne un per ser revisar, el comparteix amb el seu responsable. Un cop aprovat, el pot traslladar a un lloc SharePoint per conservar-lo com a document oficial.
Bones pràctiques:
- Utilitza’l per a fitxers personals o en redacció.
- No l’empris com a espai d’equip o servei.
- Revisa sempre els permisos de compartició abans d’enviar un enllaç.
- Fes tasques de neteja de tota la informació innecessària i obsoleta.
SharePoint: és el lloc de treball col·laboratiu i gestió documental. SharePoint és l’eina per a treballar en equip i gestionar documents de manera col·laborativa. Permet definir permisos i estructurar la informació de manera segura i organitzada.
Exemple: Un servei de la UB demana un lloc de SharePoint per compartir informes i documents entre tots els seus membres. Si dintre d’aquest servei hi ha informació que necessita permisos especials, es poden crear biblioteques de documents per garantir l’accés a només aquelles persones que han de poder veure o modificar aquesta informació.
Bones pràctiques:
- Fes-lo servir per a projectes, facultats, serveis o grups de treball.
- Crea i organitza les biblioteques per àrea o tema o per assignar permisos diferents de la resta de contingut del lloc.
- Defineix els permisos d’accés a través de grups (propietaris, membres, visitants) i evita fer-ho de manera individual.
- Revisa les persones que hi accedeixen al lloc i treu-ne les que ja no han de participar.
- Fes tasques de neteja de tota la informació innecessària i obsoleta. Si el lloc ja no té cap utilitat, demana la seva baixa.
Fer-ne un bon ús garanteix una gestió documental més eficient i segura a la UB.
Més informació sobre la nostra biblioteca personal (OneDrive) i la gestió documental col·laborativa (SharePoint).