Quan programem una reunió en la qual està prevista l’assistència d’un nombre important de persones o amb agendes molt ocupades, estalviarem molt de temps si fem servir l’auxiliar de planificació.
L’auxiliar de planificació ens ajuda a conèixer la disponibilitat dels participants i a trobar les dates i hores més adients per poder convocar la reunió.
En aquesta entrada t’expliquem com es fa servir des d’Outlook Web, però aquesta utilitat també està disponible en Outlook local.
- Obrir la vista Calendari i fer clic al botó Crear esdeveniment nou. S’obre el quadre de diàleg per emplenar els detalls de la reunió.
- Anar al botó “Auxiliar de planificació”.
- Afegir les persones convidades i comprovar si hi ha conflictes o no amb el dia/hora de la reunió que proposem.
- Una vegada trobat el dia i hora on poden assistir els participants, clicar sobre el botó “Fet” per acabar d’emplenar els detalls de la reunió abans d’enviar la convocatòria.
A tenir en compte
És important que tots tinguem habilitada l’opció “Pot visualitzar si estic ocupat” perquè si ens volen convidar a una reunió, la persona organitzadora sàpiga si estem ocupats i pugui trobar les franges horàries alternatives.
Et mostrem un exemple d’una persona a la qual volem convidar a la reunió, però no té compartit el seu calendari. En afegir-lo com a participant, surt l’avís “No hi ha hores suggerides”.
En casos com aquest, recomanem que la persona participant vagi a Calendari – Desplegui els 3 punts i seleccioni l’apartat “Ús compartit i permisos”.
I canviï l’opció “No compartit” per “Pot visualitzar si estic ocupat”.
Més informació sobre com programar reunions, a les pàgines d’ajuda de Microsoft.