Arxiu de la categoria: Núvol UB

SharePoint o OneDrive? Quan fer servir cadascun a la UB

Posted on by

A la Universitat de Barcelona disposem de dues eines, al Núvol UB, per treballar amb documents: SharePoint i OneDrive. Tot i que s’assemblen és important conèixer els trets diferencials de cadascun per ajudar-nos a triar quin fer servir en un moment o altre.

OneDrive: és el nostre espai personal al núvol on guardar documents relacionats amb el nostre treball o activitat a la UB. A OneDrive, podem pujar, crear i editar fitxers, treballar-hi en línia i compartir fitxers puntualment amb altres persones.

Exemple: Una persona administrativa desa a OneDrive els seus esborranys. Quan ha d’enviar-ne un per ser revisar, el comparteix amb el seu responsable. Un cop aprovat, el pot traslladar a un lloc SharePoint per conservar-lo com a document oficial.

Bones pràctiques:

  • Utilitza’l per a fitxers personals o en redacció.
  • No l’empris com a espai d’equip o servei.
  • Revisa sempre els permisos de compartició abans d’enviar un enllaç.
  • Fes tasques de neteja de tota la informació innecessària i obsoleta.

SharePoint: és el lloc de treball col·laboratiu i gestió documental. SharePoint és l’eina per a treballar en equip i gestionar documents de manera col·laborativa. Permet definir permisos i estructurar la informació de manera segura i organitzada.

Exemple: Un servei de la UB demana un lloc de SharePoint per compartir informes i documents entre tots els seus membres. Si dintre d’aquest servei hi ha informació que necessita permisos especials, es poden crear biblioteques de documents per garantir l’accés a només aquelles persones que han de poder veure o modificar aquesta informació.

Bones pràctiques:

  • Fes-lo servir per a projectes, facultats, serveis o grups de treball.
  • Crea i organitza les biblioteques per àrea o tema o per assignar permisos diferents de la resta de contingut del lloc.
  • Defineix els permisos d’accés a través de grups (propietaris, membres, visitants) i evita fer-ho de manera individual.
  • Revisa les persones que hi accedeixen al lloc i treu-ne les que ja no han de participar.
  • Fes tasques de neteja de tota la informació innecessària i obsoleta. Si el lloc ja no té cap utilitat, demana la seva baixa.

Fer-ne un bon ús garanteix una gestió documental més eficient i segura a la UB.

Més informació sobre la nostra biblioteca personal (OneDrive)  i la gestió documental col·laborativa (SharePoint).

Ús d’assistents d’IA en reunions virtuals a la UB

Posted on by

Darrerament, ha proliferat el programari basat en IA que, entre altres funcionalitats, ofereix la possibilitat de disposar d’un assistent virtual en les reunions. Read.ai, Fireflies, Avoma, Equal Time, Rewatch, Otter, Nyota, Fellow, Fathom són un exemple de diferents solucions comercials que podem trobar en el mercat.

Aquests assistents virtuals no corporatius, i que es poden trobar al mercat, en la majoria dels casos de forma gratuïta, són robots que, associats al nostre compte, poden afegir-se automàticament a les reunions, gravar-les i generar notes amb resums, fer transcripcions, mesurar sentiments, participació i temps de parla. Proporcionen informes personalitzats per millorar la comunicació i simplificar la programació de reunions mostrant, per exemple, els horaris més productius.

Tot això que ens pot resultar de gran utilitat, també comporta uns riscos que hem de conèixer i tenir present a l’hora d’associar el nostre compte UB a una d’aquestes solucions no corporatives.

Entre aquests destaquem:

Riscos de difusió d’informació confidencial

L’usuari, abans d’activar l’assistent, li concedeix drets amplis sobre el contingut de la seva informació. Això inclou la possibilitat de traspassar la informació sota un cert tipus de llicència, la qual cosa significa que les dades poden ser compartides amb tercers sense un control estricte.

Riscos a la privacitat

Durant una reunió es pot compartir informació sensible i privada. Els assistents d’IA poden usar i analitzar aquest contingut per millorar els seus serveis. A més, les eines d’IA poden recopilar dades de diverses fonts, sovint sense el coneixement o consentiment explícit dels usuaris. Això inclou informació personal, hàbits de navegació, interaccions en línia …

Transferència internacional de dades

Les plataformes on s’allotgen les dades acostumen a estar als Estats Units. En les condicions d’ús d’aquests productes s’assenyala que les dades poden ser transferides i processades en jurisdiccions fora del país de l’usuari. Aquests països poden no oferir el mateix nivell de protecció de dades, la qual cosa està estrictament prohibida al nostre país, sense les degudes autoritzacions.

Ús de la informació

Les empreses que desenvolupen i operen aquestes eines poden utilitzar les dades recopilades per a diversos fins, com la personalització de serveis, la publicitat dirigida i la millora de productes. Això també pot incloure l’explotació de la informació personal sense el consentiment adequat dels usuaris.

Com alternativa a eines de tercers, en les reunions que fem a través de Teams, podem activar la transcripció i amb l’ajuda de Microsoft 365 Copilot Chat obtenir resums, idees principals del que s’ha parlat a la reunió, esquemes dels temes tractats … amb les garanties necessàries de protecció, seguretat i privacitat de les dades.

MS Copilot per a Educació disponible a la UB

Posted on by

MS Copilot és l’assistent d’intel·ligència artificial (IA) de Microsoft. Es tracta d’un servei de xat privat i segur que garanteix que les dades romanguin dins de l’organització i no quedin exposades a tercers.

Actualment, aquest servei està disponible per als col·lectius PTGAS,  PDI  i Estudiants de la Universitat de Barcelona amb comptes actius @ub.edu o @alumnes.ub.edu.

MS Copilot es coneixia abans com a Bing Chat Enterprise. Forma part de la família de solucions IA de MS.  És important distingir MS Copilot (xat amb IA) d’altres solucions de MS basades en IA i que comparteixen el nom Copilot:

  • MS 365 Copilot: IA per a les eines de productivitat de MS (Teams, Outlook, Word, Excel,…)
  • MS Dynamics 365 Copilot: IA per a CRM
  • Fabric Copilot: IA per MS Fabric o Power BI
  • Security Copilot: IA per la seguretat
  • GitHub Copilot: IA pel desenvolupament
  • Power Platform Copilot: IA per aplicacions amb No code development

MS 365 Copilot no està disponible avui dia a la UB.

Per a més informació consulteu la web de Programari UB.

Implantació de l’autenticació amb doble factor per accedir al Núvol UB

Posted on by

L’augment del nombre d’incidents de seguretat greus dels darrers anys, on les universitats, desgraciadament no en som alienes, ens ha demostrat que l’ús d’una contrasenya per accedir als recursos no és suficient.

Per aquest motiu, igual que la resta d’administracions públiques, estem implantant un segon factor d’autenticació per accedir als serveis corporatius i complir amb l’ENS (Esquema Nacional de Seguretat, Reial Decret 3/2020). Una de les mesures de protecció que cal complir és afegir l’autenticació amb doble factor (2FA) per assegurar la identitat de la persona que fa ús del servei.

Mitjançant l’ús d’un segon dispositiu, s’afegeix una capa addicional de seguretat a l’hora de verificar la nostra identitat quan accedim a determinades aplicacions i serveis de la Universitat.

La contrasenya, primer factor d’identificació, tot i ser robusta pot ser robada en un atac de phishing o de malware. Si disposem d’un segon factor associat al nostre dispositiu mòbil, reforcem enormement la seguretat impedint l’accés d’un tercer no desitjat.

La implantació del 2FA es farà de manera progressiva per a tots els col·lectius ( PAS, alumnes i PDI) començant pels accessos a l’entorn de l’Office365 (correu, Teams, SharePoint…) i ampliant-lo després a altres serveis i aplicacions.

L’Àrea de Tecnologies i Òrgans de Govern hem estat prova pilot i progressivament s’aniran incorporant la resta dels col·lectius de la UB, començant pel PAS. A aquest efecte, i si pertanyeu a aquest col·lectiu, rebreu en breu un correu informatiu indicant a partir de quina data serà obligatori l’ús del 2FA per accedir a les aplicacions del Núvol UB.

Si esteu interessats en configurar el 2fa en el Núvol UB, abans que sigui obligatori pel vostre col·lectiu, us animem que llegiu l’ajuda: Com configuro el 2FA en el núvol de manera voluntària? i proveu de configurar-lo.

Trobareu tota la informació sobre el doble factor en la secció de la nostra web.

Si teniu qualsevol dubte o incidència sobre la instal·lació o funcionament del 2FA, podeu obrir-nos un tiquet al PAU.

5 consells per gestionar la nostra disponibilitat en Teams

Posted on by

Amb el teletreball, Teams s’ha convertit en una eina habitual per comunicar-nos de manera immediata, organitzar reunions o compartir informació amb els nostres equips de treball.

En aquesta entrada et donem cinc consells per treballar amb Teams d’una manera més eficient i ajudar-te a gestionar la teva disponibilitat. Cada consell inclou un enllaç a les pàgines oficials de Microsoft per saber-ne més.

1

Inicia l’aplicació de Teams automàticament cada vegada que engeguis el teu equip.

Quan instal·les l’aplicació Teams d’escriptori, per defecte es posa en marxa, de manera automàtica cada cop que engegues l’ordinador. Si no és així, consulta l’ajuda Com puc iniciar automàticament Teams cada vegada que engego l’ordinador?

Més informació sobre opcions de configuració de Teams.
2

Modifica el teu estat perquè altres companys sàpiguen si estàs disponible o no i si és un bon moment per contactar-hi.

Teams establirà de  manera automàtica alguns estats, per exemple es posa en vermell si estàs participant en una reunió o  tens la franja horària reservada en el teu calendari, però sempre que et calgui, pots modificar-lo.

Més informació  sobre com canviar l’estat en Teams.
3

Programa des de Teams l’estat Fora de l’oficina quan sàpigues que estaràs absent.

Configura un missatge i un estat de fora de l’oficina perquè els teus companys de feina sàpiguen que no estàs treballant o estàs, per exemple, de vacances.  

Si els teus companys envien un missatge al xat, veuran el teu missatge de fora de l’oficina. 

Més informació per saber com programar un estat de fora de l’oficina.
4 Actualitza i mantén al dia el teu calendari. 

Reserva dates i hores en el teu calendari personal per ajudar als teus companys a saber si estàs disponible o no, en cas que vulguin programar una reunió amb tu. 

El calendari mostrarà totes les cites/reunions que hagis programat des de Teams o des del teu Outlook.

Més informació sobre com administrar un calendari en Teams.
5

Si programes una reunió des de Teams, fes servir l’auxiliar de planificació.

L’auxiliar de planificació t’ajudarà a conèixer la disponibilitat dels participants de la reunió quan l’estiguis programant i et facilitarà  trobar el dia i hora més adequats perquè tothom hi pugui assistir. 

Més informació  sobre com programar una reunió en Teams.

Recorda que també tens disponibles pàgines d’ajuda sobre les consultes més freqüents de Teams en la nostra web i, en cas de tenir una consulta, sempre pots obrir un tiquet a través del PAU.

OneDrive: què i com compartim informació

Posted on by

OneDrive és una de les diferents aplicacions que formen el Núvol UB. La seva finalitat és  l’emmagatzematge d’informació personal relacionada amb el nostre treball o activitat a la UB.

És la nostra biblioteca personal de documents on podem pujar, crear i editar fitxers que són accessibles des de qualsevol dispositiu i en qualsevol moment i que podem compartir quan i amb qui vulguem.

En aquesta entrada del blog ens volem centrar en aquest últim punt: la compartició de fitxers des de OneDrive centrant-nos en dues opcions: la carpeta Compartit amb tots els usuaris i la compartició d’enllaços amb qualsevol persona que tingui el vincle.

En tots dos casos, cal tenir molta cura i ser molt restrictius en fer-ne ús. En cap cas, hem de fer-les servir per compartir fitxers que puguin contenir informació sensible, que sigui de caràcter confidencial o que inclogui  dades de caràcter personal.

1 – Carpeta Compartido con todos los usuarios

Molts de nosaltres tenim en el nostre OneDrive una carpeta anomenada “Compartido con todos los usuarios” que es va crear quan es van donar d’alta tots els nostres comptes al Núvol UB (per les noves adreces posteriors ja no es crea aquesta carpeta)

Tota la informació que es guarda dins d’aquesta carpeta és susceptible de ser consultada per qualsevol membre de la Comunitat UB: PAS, PDI, personal col·laborador o estudiants. Cal ser molt curosos i conscients del que guardem aquí i eliminar qualsevol document que tinguem si ja no cal que tingui aquest caràcter públic. Recomanem revisar periòdicament el contingut d’aquesta carpeta i eliminar o moure el seu contingut a una altra carpeta més privada o eliminar-la directament si no és necessària.

El cercador del Núvol UB només troba informació d’aquells fitxers on tenim algun tipus de permís i, quan creem o guardem un document en aquesta carpeta, automàticament, estem donant permisos a tots els usuaris de la UB i, per tant, el podran cercar i trobar.

2 – Compartir fitxers amb qualsevol persona que tingui el vincle

Quan decidim compartir un fitxer o una carpeta del nostre OneDrive tenim l’opció de decidir com i a qui.

Cal evitar al màxim l’opció Qualsevol persona que tingui el vincle,  però en cas que sigui necessària, és molt recomanable activar també diferents opcions en aquesta compartició per fer-la més controlada com no permetre l’edició, establir una contrasenya o una data d’expiració d’aquest vincle.L’opció Qualsevol persona que tingui el vincle,  dona accés a qualsevol persona que rebi el vincle, sigui perquè l’ha rebut directament o perquè li ha reenviat una altra persona, i això també inclou persones de fora de la UB.

L’auxiliar de planificació: una eina molt útil per programar reunions

Posted on by

Quan programem una reunió en la qual està prevista l’assistència d’un nombre important de persones o amb agendes molt ocupades, estalviarem molt de temps si fem servir l’auxiliar de planificació.

L’auxiliar de planificació ens ajuda a conèixer la disponibilitat dels participants i a trobar les dates i hores més adients per poder convocar la reunió.

En aquesta entrada t’expliquem com es fa servir des d’Outlook Web, però  aquesta utilitat també està disponible en Outlook local.

  • Obrir la vista Calendari i fer clic al botó Crear esdeveniment nou. S’obre el quadre de diàleg per emplenar els detalls de la reunió.
  • Anar al botó “Auxiliar de planificació”.
  • Afegir les persones convidades i comprovar si hi ha conflictes o no amb el dia/hora de la reunió que proposem.

  • Una vegada trobat el dia i hora on poden assistir els participants, clicar sobre el botó “Fet” per acabar d’emplenar els detalls de la reunió abans d’enviar la convocatòria.

A tenir en compte

És important que tots tinguem habilitada l’opció “Pot visualitzar si estic ocupat” perquè si ens volen convidar a una reunió, la persona organitzadora sàpiga si estem ocupats i pugui trobar les franges horàries alternatives.

Et mostrem un exemple d’una persona a la qual volem convidar a la reunió, però no té compartit el seu calendari. En afegir-lo com a  participant, surt l’avís “No hi ha hores suggerides”.En casos com aquest, recomanem que la persona participant vagi a  Calendari – Desplegui  els 3 punts i seleccioni l’apartat “Ús compartit i permisos”.

I canviï l’opció “No compartit” per “Pot visualitzar si estic ocupat”.Més informació sobre com programar reunions, a les pàgines d’ajuda de Microsoft.

Reunions programades des de Teams

Posted on by

Reunir-nos de forma virtual forma part del nostre dia a dia laboral, però depèn amb qui o de quin tema tractem en la reunió potser cal organitzar-les de maneres diferents. De forma general podem agrupar les reunions en 2 tipus: les immediates i les programades.

Les reunions immediates són aquelles que fem d’una manera espontània, més informal i on acostumen a participar poques persones. Una situació habitual podria ser quan tenim un dubte i contactem, a través del xat de Teams amb un company i fem una videotrucada. Una vegada ha començat la reunió sempre podem convidar a més gent a participar-hi.

– Clicant sobre les icones de la càmera o del telèfon fem una videotrucada-

Les reunions programades són aquelles que planifiquem fent ús del calendari a través d’Outlook o de Teams. Exemples de reunions programades podrien ser les periòdiques d’equips de treball,  reunions per constituir un tribunal o entrevistar un candidat o reunions entre persones de diferents organitzacions. La persona que crea una reunió es converteix en el seu organitzador.

En aquesta entrada del blog ens centrarem en les reunions programades des de Teams i com la persona organitzadora pot modificar certes opcions per adequar el rol i  les accions dels diferents participants.

Nota: Per organitzar una reunió no cal demanar l’alta d’un equip Teams, però sí que recomanem fer servir el client de Teams i no l’aplicació web per disposar de totes les funcionalitats.

Per modificar les opcions d’una reunió cal fer 3 passos: Des d’Opcions de reunió accedim a la següent pantalla on podrem modificar diferents aspectes sobre com per exemple, qui pot convidar altres participants, compartir informació o silenciar micròfons.

Nota: Una vegada començada la reunió, la persona organitzadora també pot accedir a aquesta pantalla i modificar els valors.

Us expliquem què significa cada camp:

1 – Qui pot ometre la sala d’espera?: Per defecte, les persones amb compte no UB no podran accedir automàticament a la reunió i estaran en una sala d’espera fins que algú les accepti.

2 – Permetre a qui truca ometre la sala d’espera: aquest camp està relacionat amb l’anterior, tenir-lo activar significa que tothom que truqui per participar en la reunió accedirà directament.

3 – Notificar quan alguna de les persones que truca s’uneix o surt de la reunió: per defecte “Sí”.

4 – Qui pot presentar?: aquest és un camp molt important perquè l’organitzador de la reunió programada decideix qui pot fer de moderador i qui d’assistent. El moderador pot acceptar participants, compartir documentació, gravar …Per a més informació, consulta les capacitats específiques per a cada rol.

5 – Permetre que els assistents reactivin àudio: per defecte “Sí” però si volem controlar que el micro estigui apagat podem canviar aquest valor.

Per conèixer més en detall cadascuna d’aquestes opcions, consulta la següent ajuda.

Més informació sobre Teams a l’apartat de la web de l’Àrea de Tecnologies .

Mantingueu els fitxers protegits, no perdeu els documents i tingueu-los sempre disponibles

Posted on by
Respon

OneDrive és la biblioteca personal al Núvol UB. Tenir les dades a OneDrive permet:

  • Compartir fitxers i carpetes amb qualsevol persona
  • Crear, veure i editar directament des de les aplicacions d’Office i des d’altres aplicacions suportades
  • Tenir un historial i control de les versions dels documents
  •  1TB de capacitat, sense necessitat d’ocupar espai al disc local

Des de l’àrea TIC us aconsellem tenir activat el client de OneDrive i desar tots els documents a OneDrive, d’aquesta manera disposeu d’una còpia de seguretat i podeu accedir als documents des de qualsevol dispositiu.

En cas d’avaria del disc, esborrat accidental, programari maliciós o robatori de l’equip sempre podreu accedir i recuperar les vostres dades de nuvol.ub.edu.

Així mateix, us recomanem activar la còpia de seguretat de les capetes de dades de Windows i convertir les carpetes Escriptori, Documents i Imatges en carpetes sincronitzades per Onedrive.

Us expliquem com fer-ho:

  • Accediu a Configuració de OneDrive

  • Obriu la pestanya de Còpia de Seguretat i Administra la còpia de seguretat

  • I cliqueu el botó Inicieu la còpia de seguretat:

A partir d’ara, a OneDrive, veureu aquestes tres carpetes sincronitzades i:

  • Podreu treballar igual que sempre des d’aquestes carpetes del vostre equip; des de l’explorador de fitxers s’afegirà una columna amb la icona d’estat de sincronització d’aquestes.
  • Des de qualsevol altre equip i via nuvol.ub.edu podreu accedir també al contingut d’aquestes carpetes.

A tenir en compte que el client de OneDrive sincronitza tot el que hi ha al servidor amb el PC, quan hi ha documents que no es fan servir sovint, passen a estar de forma virtual sense ocupar espai.

Més informació a la web d’ajuda del OneDrive.

Per qualsevol consulta o dubte, contacteu amb el PAU.

Skype Empresarial online ja té data de caducitat

Posted on by
Respon

En una clara aposta cap a Teams com a eina de treball col·laboratiu i de comunicació, Microsoft ja té anunciada la data on es retira oficialment Skype empresarial online: el  31 de juliol de 2021.

MS Teams està en continua evolució, incorporant noves funcionalitats i una interfície atractiva i intuïtiva. Inclou totes les opcions de l’Skype Empresarial i moltes altres, us expliquem algunes de les que trobem més interessants:

Millores relacionades amb les videotrucades o reunions en línia:

  • Permet programar reunions des del calendari.
  • Permet canviar el fons o que aparegui borrós de la persona que està fent una videotrucada.
  • Permet desactivar el vídeo entrant per optimitzar la xarxa.
  • Permet una millor gestió de les reunions, aixecant la mà per demanar torn de paraula.
  • La persona organitzadora pot silenciar tothom.
  • La persona organitzadora pot finalitzar la reunió per a tots els participants.
  • Les persones externes a l’organització poden passar per una sala d’espera abans d’entrar directament a una videotrucada.
  • La persona organitzadora pot obtenir un informe dels assistents a la reunió, que inclou l’hora d’arribada i l’hora de sortida de cada participant.

Millores relacionades amb els xats en temps real:

  • Permet cercar i continuar una conversa anterior.
  • Permet accedir a l’històric de documents adjuntats al xat.
  • Des del xat es pot fer una reunió / trucada immediata

Us aconsellem que si encara esteu treballant amb Skype Empresarial, comenceu a fer servir Teams per adaptar-vos el més ràpidament a aquesta eina i fer servir al màxim totes les seves funcionalitats.

Teams es pot executar com aplicació web però, per tenir disponibles totes les característiques, us recomanem fer servir el client d’escriptori.

A la nostra web trobareu més informació sobre Teams  amb preguntes freqüents i enllaços a guies d’ajuda.