Els termes i condicions (T&C) de les llicències de programari ens diuen on, quan, com i qui pot utilitzar una llicència de programari.

És molt important que els revisem abans de contractar una llicència o fer la instal·lació en un equipament, sigui propietat de la UB o particular, per assegurar-nos que estem fent un ús correcte d’aquesta. No és el mateix una llicència comercial que una llicència acadèmica i no és el mateix una llicència per ús en equips particulars que per equips corporatius.

Un ús no cobert explícitament pels T&C és un incompliment de la llicència, i els fabricants poden exigir compensacions econòmiques per aquest mal ús, també la reputació de la Universitat pot queda compromesa i devaluada la seva imatge corporativa.

Cada fabricant estableix els seus termes i condicions, i no hi ha una norma general que puguem aplicar a tot el programari. El que sí que és segur és que cal complir amb els T&C.Des de la nostra experiència us fem algunes recomanacions que us ajudaran a determinar si esteu utilitzant correctament les llicències i no incomplir els T&C:

Reviseu el nombre d’instal·lacions

• Les llicències indiquen explícitament el nombre d’instal·lacions autoritzades. Si supereu el nombre d’instal·lacions, estareu incomplint el T&C.
• Davant d’una auditoria cada instal·lació computa. Si no utilitzeu un programari en un equip millor que el desinstal·leu.
• Si una llicència és concurrent (permet un nombre il·limitat d’instal·lacions, però només un nombre execucions simultànies limitades), podreu instal·lar el programari a tants equips com necessiteu, però haureu de controlar el nombre d’execucions simultànies. És molt important que en el moment de la contractació el fabricant us especifiqui la concurrència i com l’heu de gestionar. Alguns fabricants proporcionen eines pel control de la concurrència però d’altres no, i deixen sota la responsabilitat de l’usuari la seva gestió i control.

Reviseu l’àmbit d’aplicació

• Els fabricants ofereixen preus especials de les seves llicències per institucions acadèmiques com la nostra, però restringeixen el seu àmbit d’aplicació. És habitual que aquestes llicències només es puguin fer servir pel personal de la institució per activitats docents o recerca sense ànim de lucre i dins la institució. Si fem ús de la llicència per a qualsevol altra activitat no coberta en els T&C, estarem incomplint.
• En el cas de la recerca, si la llicència explicita que és per ús sense ànim de lucre és molt important assegurar-nos que la recerca es faci a la Universitat, a nom de la Universitat i supervisada per investigadors de la UB. Si no fos així podrien estar incomplint els T&C.
• Si la recerca es fa per tercers o a nom de tercers, no podrem fer ús de la llicència sense ànim de lucre i haurem de contractar una llicència específica per aquesta activitat.
• Si les llicències no diuen el contrari, els estudiants podran usar les llicències acadèmiques per tasques docents únicament en els equipaments de la UB. Si els estudiants s’instal·len en els seus equips particulars les llicències contractades per la UB sense l’autorització explícita del fabricant, estarem incomplint els T&C.

Reviseu on instal·leu les llicències

• L’ús de les llicències sempre està restringit al personal i les instal·lacions de l’entitat que les adquireix. Si el contracte amb el fabricant no ho recull explícitament, només es poden utilitzar les llicències en equipaments que siguin propietat de l’entitat que les adquireix.
• Els equips particulars del personal de la UB no es poden considerar com equipaments UB, encara que s’utilitzin per a tasques d’investigació o docents. Si instal·lem un programari contractat per la UB en equips particulars que no inclogui explícitament el seu ús estarem incomplint els T&C.
• Els instituts de recerca propis de la UB són UB en termes de T&C i els apliquen els mateixos TC& que a la UB.
• Els instituts de recerca participats per la UB, fundacions o altres organismes amb entitat jurídica pròpia no es poden considerar UB en termes de T&C. Si el contracte de llicències no ho recull explícitament, utilitzar llicències contractades per la UB en aquestes institucions implicaria un incompliment dels T&C.
• És habitual que els grups de recerca a la UB siguin mixtes, i que hi participin investigadors de la UB i investigadors d’altres entitats que col·laboren amb la UB. En aquests casos, les llicències contractades per la UB només cobreixen els equipaments i investigadors de la UB. És important que ens assegurem que les entitats que col·laboren amb nosaltres tinguin contractades les seves llicències. Si cedim l’ús de les llicències de la UB sense l’autorització explícita del fabricant estarem incomplint els T&C.

Reviseu si les llicències són per ús particular o corporatiu

• Alguns fabricants de llicències proporcionen llicències dels seus productes a preu reduït si l’usuari pertany al col·lectiu acadèmic per utilitzar-lo en els seus equips particulars. Aquestes llicències es poden contractar des de les  webs del fabricant o mitjançant botigues especialitzades amb mitjans de pagaments particulars.
• Si els T&C de la llicència no diuen el contrari, només podem utilitzar aquesta llicència en els nostres equipaments particulars. Si instal·lem la llicència en un equip propietat de la UB incomplirem els T&C de la llicència.
• Les llicències adquirides per a ús particular com a estudiant no es poden fer servir per a un PAS o PDI ni en els seus equips particulars ni en els equips corporatius. Les llicències d’estudiant són més econòmiques, però només les poden utilitzar els estudiants en els seus equips particulars. Fer el contrari comportaria un incompliment dels T&C.
• Tot i que ja ho hem comentat, tampoc podrem usar les llicències corporatives en equips particulars si el contracte i els T&C no ho contemplen.

Reviseu les condicions de les llicències de prova o “demo”

• Alguns fabricants donen la possibilitat d’instal·lar llicències de prova o “demo” en els equipaments corporatius. Aquestes llicències només es poden fer servir per avaluar el producte, si fem ús d’aquestes llicències per activitats acadèmiques o de recerca sense l’autorització explícita del fabricant estarem incomplint els T&C.

L’Àrea TIC informa sobre els T&C de les llicències contractades i/o gestionades a les nostres pàgines WEB. Estem a la vostra disposició per ajudar-vos a aclarir amb els fabricants els T&C i evitar els incompliments.