A vegades, quan responem a un correu d’un alumne, aquest correu no es pot entregar i rebem un altre correu avisant-nos del problema.

Quan passa això?

Si rebem un correu i l’emissor (alumne) té una adreça de correu tipus xxxx@ub.edu on xxxx és l’identificador de l’alumne.

– Exemple en fer un respondre –

Si enviem aquest correu el sistema ens retornarà un altre per avisar-nos que no s’ha pogut lliurar el missatge

– Exemple de correu que rep la persona que respon a l’alumne –

Què cal fer?

Hem de contactar amb el Servei d’Atenció a l’Estudiant (SAE)  perquè a través de l’identificador de l’alumne podrà saber quin alumne ha enviat el correu  i contactar amb aquest per informar-li de com pot solucionar l’error.

Quina és la solució?

Tot i que  des de l’Àrea de Tecnologies s’està treballant per resoldre aquest problema, la  solució ràpida cal que l’apliqui l’alumne ja que es tracta de modificar la identitat des de l’aplicatiu de correu webmail, concretament cal anar a:

Opcions > Opcions generals > Informació personal

Es pot crear una identitat nova o utilitzar la identitat predeterminada si està configurada per defecte.

En tot cas, és molt important revisar el camp “La teva adreça de resposta”, i si apareix l’  identificador de l’alumne substituir-lo per una adreça de correu vàlida.

Podeu consultar l’ ajuda on s’explica pas a pas com fer aquest canvi

Quan un usuari amb contracte UB es jubila, rep un correu del PAU informant-lo què, si està interessat, pot continuar mantenint l’adreça de correu @ub.edu.

Si no està interessat no cal que faci res, passats dos mesos (període de gràcia) aquest correu s’inhabilita.

Si vol mantenir el correu habilitat cal que contesti aquest correu informatiu, en cas de què per qualsevol problema no l’hagi rebut sempre  pot contactar amb el servei del PAU per confirmar el seu interès en mantenir-lo, una vegada feta la comprovació de què es tracta d’un codi de personal que es jubila aquest compte es renova per un any.

Un cop passat aquest període anual, l’usuari rep un altre correu  recordatori informant-lo que caduca i cal faci el mateix: simplement contestant el correu o contactant al PAU es procedeix  novament a la seva renovació anual.

Cal que sapigueu què:

• El codi es renova anualment i es pot renovar tantes vegades com es vulgui.
• Hi ha 2 mesos de període de gràcia on es manté el compte de correu actiu.
• Encara que l’usuari ens avisi amb antelació del seu interès en mantenir el compte, aquesta renovació no es pot tramitar  fins que no s’arriba a la data de jubilació.
• Quan la persona es jubila abans de que acabi el mes només es pot renovar el codi un cop finalitzat el mes, l’usuari pot demanar la renovació però aquesta serà tramitada a dia 1 del mes següent.

Més informació sobre l’obtenció i/o renovacions de comptes ub

Una llibreta d’adreces o contactes permet tenir recollides les adreces de correu electrònic dels destinataris habituals dels nostres missatges, de manera que no les haguem d’escriure cada vegada. Per defecte disposem de la llibreta d’adreces global que conté tot el PAS i PDI de la UB però podem crear-ne de noves i compartir-les.

Si es comparteix una llibreta d’adreces amb una altra persona, la persona que crea la llibreta  pot visualitzar-la i extreure el contacte a l’enviar un missatge quan desplega els camps Per a, CC o CCO, en canvi la persona amb qui s’ha compartit, si obre aquests camps, no té disponible aquesta llibreta.

Per solucionar això us proposem el següent:

• Compartir una llibreta: per motius de seguretat recomanem que la persona que crea la llibreta i decideix compartir-la deixi el check de permisos desactivat tal i com es mostra en l’imatge.

•  Accedir a la llibreta compartida: la persona que ha estat convidada ha de seleccionar els contactes de la llista de contactes compartida i arrossegar-los a la llista de “Contactes suggerits”,  d’aquesta manera al crear un nou correu ja tindrà disponible tots els contactes d’aquesta llista.

•  Quan es donin d’alta nous contactes en aquesta llibreta, el propietari de la llista haurà d’avisar a la resta de persones amb les que la comparteix per tornar a repetir l’acció descrita abans, en tot cas Outlook  avisarà de que hi ha modificacions i demanarà confirmació.

Si teniu qualsevol dubte contacteu amb el servei del PAU.

A finals d’agost vam publicar en avisos TIC una notícia relacionada amb phising, els correus phising o fraudulents són, per desgràcia, cada vegada més habituals però sobre aquest en concret, vam decidir publicar l’avís, en tractar-se d’un correu molt elaborat .

(Definició extreta de la wikipedia) En informàtica, la pesca (també conegut pel mot anglès phishing) és un frau que es fa amb un correu electrònic o missatgeria instantània amb el que es demanen dades sobre les targetes de crèdit, claus bancàries, o altres tipus d’informació. Els missatges empren tot tipus d’arguments relacionats amb la seguretat de l’entitat per justificar la necessitat d’introduir les dades d’accés. Alguns exemples poden ser:

• Problemes de caràcter tècnic
• Recents deteccions de fraus
• Noves recomanacions de seguretat
• Canvis en la política de seguretat de l’entitat

Des de l’Àrea de Tecnologies, en quant es detecta que s’està rebent un correu fraudulent es procedeix a tallar-lo per evitar que arribi als diferents destinataris i s’afegeix a unes llistes per que quedi marcat, moltes vegades aquesta acció es fa abans de que s’entregui i no arriba a cap persona, d’altres però, no és possible filtrar-lo i acaba arribant al destinatari final.

Indicis per sospitar que ens ha arribat un correu fraudulent:

• Si el correu que ens arriba ens demana qualsevol tipus d’informació relacionada amb les nostres credencials i contrasenyes
  • Ex: Ompliu les columnes de baix i enviar de tornada o del seu compte de correu electrònic serà suspès temporalment dels nostres serveis.***********************************************
    Identificador: …………….
    Contrasenya: ……………..
    Data de naixement: ……………….
    ************************************************** *
• Si el correu ens amenaça amb que si no fem l’acció de comunicar aquesta informació privada el nostre compte de correu caducarà, s’esborraran els correus …
  • Ex: **** NOTA **** Si no se segueixen les instruccions després de (24) de   aquesta notificació i la prestació de compte incorrecta / invàlida (s)  informació donarà lloc a l’exclusió permanent del seu compte de correu electrònic   (S) de la nostra base de dades.
• Si  el camp “De:” prové d’una adreça no ub o  totalment diferent al servei que suposadament diu que és:
  • Ex:  De: Webmaster-ub.edu [mailto:info@goldstyleint.com]
• Si l’idioma que es fa servir és diferent al català
• Si tot i estar escrit en català, la redacció és força incorrecta (moltes vegades es fan servir traductors automàtics)
  • Ex:” A causa de la gran afluència de la inscripció gravada al nostre webmail base de dades, estaria fent una mica d’exercici revalidació a la nostra base de dades”

Què cal fer:

Si sospitem que el correu que ens arribat pot ser un pishing us recomanem:

• Avisar al PAU que us informarà si ja ha estat detectat o en prendrà nota per activar els mecanismes per invalidar-lo.
• No contestar-lo mai i esborrar-lo immediatament.

Si volem enviar, com adjunt,  un fitxer de base de dades Access (extensió *.mbd), Outlook ens avisarà què, potser,  el destinatari no el podrà obrir.

Si tot i això l’enviem, el destinatari que obri el correu des de Outlook 2010 no rebrà aquest adjunt i en la capçalera del correu tindrà un avís informatiu.

La solució més senzilla és que l’emissor torni a enviar el fitxer amb extensió fitxer.mdb.txt , per exemple,  i  el receptor només l’haurà  de guardar com  fitxer .mdb per poder obrir-lo.

Hi ha una altra solució només aconsellable per a usuaris experts ja que implica tocar el registre de Windows, us passem l’enllaç amb les instruccions de Microsoft.

Si teniu qualsevol dubte contacteu amb el servei del PAU.

En comptes compartits Exchange, des dels quals podem enviar i rebre correu, s’ha detectat què, quan s’envia un missatge,  la còpia queda a “Elements enviats” però del nostre compte personal i no del compartit.

Si volem corregir aquest problema  hem d’executar un programa de Microsoft que ho soluciona:

• Per a Windows XP i Windows 7 de 32 bits
• Per a Windows XP i Windows 7 de 64 bits

Un cop instal·lat, cal reiniciar l’equip i comprovar que tot funciona correctament.

Els correus no desitjats els podem eliminar totalment de la carpeta Correus eliminats,  és una bona pràctica fer-ho alliberant espai però,  què passa si volem recuperar algun correu dels eliminats definitivament?

Per a comptes personals o compartits  Exchange: disposem de  30 dies per poder fer aquesta recuperació i hem de seguir les següents passes:

• En el cas de comptes personals: nosaltres mateixos podem recuperar els nostres correus, des del client Outlook o des del client web OWA.

Els procediments són els següents:

• Client Outlook 2007
• Client Outlook 2010
• Per altres versions fer servir client OWA.

• En el cas de comptes compartits o funcionals: 

Si coneixem les credencials d’accés del compte compartit podrem accedir-hi i seguir les mateixes passes que els explicats per a comptes personals, sinó és el cas,  cal que el responsable del servei  obri una incidència al  PAU especificant que es tracta d’un compte compartit  perquè es faci un control remot o, en el cas que no sigui possible,  passi un tècnic de zona.

Per a comptes personals o compartits que NO estiguin migrats a Exchange (bústia de correu SUN):

Cal obrir una incidència amb el PAU per procedir a la seva recuperació sempre i quan no es superi el màxim de 30 dies d’antiguitat. Per a comptes funcionals caldrà que la petició la faci el cap del servei. La recuperació de correu implica recuperar tota la carpeta en la qual es trobava el/s correu/s perdut/s.