S’ha posat en producció la primera fase del projecte d’informatització de la gestió de convenis mitjançant la implementació de l’aplicació Gconvenis. Amb aquest nou aplicatiu, es dona resposta a la necessitat de digitalitzar tota una sèrie de procediments que fins ara es feien manualment.

Gconvenis és l’aplicació per a la gestió integral de tots els procediments adreçats a la tramitació dels convenis de la Universitat de Barcelona amb entitats externes.

En faran ús, a més de la unitat de Serveis Jurídics i Convenis, els diferents càrrecs que tenen la potestat de promoure convenis dintre del seu àmbit de competències, i totes les unitats organitzatives que poden participar en la seva negociació i/o validació dintre de la UB.

La unitat de Serveis Jurídics i Convenis, mitjançant l’aplicació, informarà les unitats implicades de les accions i tasques assignades que aquestes podran dur a terme a través de l’enllaç que rebran en la corresponent comunicació.

 En aquesta primera fase ja està operatiu:

• la petició de la tramitació de nous convenis
• la seva negociació interna gestionada per la unitat de Serveis Jurídics i Convenis
• l’elaboració i aportació dels certificats i validacions necessàries
• la signatura definitiva per part de la Universitat de Barcelona i la resta d’entitats participants

– Pantalla amb menús per accedir a diferents apartats de l’aplicació –

En fases successives s’implementaran la resta de procediments i funcionalitats, entre les quals s’inclouran les pròrrogues i les addendes.

Aquesta aplicació ha estat desenvolupada íntegrament per l’Àrea TIC, atesos els requeriments funcionals de la unitat de Serveis Jurídics i Convenis i amb el suport de la unitat Administració Electrònica i Identificació Corporativa, integrant-se plenament amb tots els serveis disponibles a la UB.

Si teniu qualsevol dubte respecte a l’aplicació, us podeu adreçar a la unitat de Serveis Jurídics i Convenis.

A partir del dia 25 de maig, l’Àrea de Tecnologies posarà en marxa una nova plataforma de “tiqueting” per a gestionar les incidències i peticions relacionades amb els serveis que ofereix l’ATIC. 

Entre les principals novetats, destaquen la implementació d’un Portal d’usuari, la millora en l’accessibilitat dels continguts TIC i la creació d’una base de dades de gestió de la configuració (CMDB) global. 

La plataforma triada és Jira Service Management. Aquesta solució, que permet gestionar avaries, sol·licituds, i problemes, així com la gestió del canvi i de la demanda TIC, ha permès a totes les unitats que formen part de l’ATIC migrar les diferents aplicacions que utilitzaven fins ara a una única eina, tot englobat en el projecte Gestió TIC UB (GTIC). 

És per això que, a més, s’ha creat una base de dades de gestió de la configuració (CMDB) global, on s’han registrat tots els actius de la institució relacionats amb els serveis oferts per l’ATIC. El benefici de la CMDB no és només tenir-los registrats, sinó poder relacionar-los. Aquesta relació ens permetrà poder identificar millor l’impacte d’una incidència o l’aplicació d’un canvi. Per exemple, si deixa de funcionar un servidor d’impressió i tenim relacionat aquest servidor amb les impressores que tenen una cua d’impressió associada, podrem identificar ràpidament quins departaments no podran imprimir. 

Funcionalitats del Portal d’Usuari :

Amb l’objectiu de millorar l’experiència de l’usuari, la nova plataforma integra un portal des d’on el PAS, el PDI i el personal extern i col·laborador podran: 

• Reportar una avaria o demanar una petició recollida en el catàleg de serveis. 
• Fer ús del cercador del portal, que mostrarà els enllaços relacionats amb el problema o petició de la Base de Coneixement elaborada per l’ATIC. 
• Consultar els meus tiquets per fer un seguiment en temps real de les avaries i peticions, veure el seu estat i les accions que s’estan fent. 
• Incloure comentaris al tiquet en cas que rebeu una notificació sol·licitant informació addicional. Per saber com funciona l’eina, us convidem a visualitzar un vídeo formatiu que hem preparat.  

No obstant, el canal habitual d’obertura de tiquets seguirà operatiu. Podeu posar-vos en contacte amb el PAU (Punt d’Atenció a l’Usuari) a l’adreça pau@ub.edu o al telèfon 934 021 687. 

La gestió dels tiquets amb la nova eina serà operativa a partir del proper dimarts 25 de maig. Si obriu un tiquet des de fora de la Universitat, serà necessari que us connecteu per VPN prèviament (malgrat teniu accés al portal, no obriu tiquets fins el dia acordat).