GIPE és l’aplicació de gestió integral de pràctiques externes curriculars i extracurriculars (en empreses i institucions) que ofereix la UB. El programa inclou pràctiques de Grau, Màster, Postgrau i Doctorat.

Aquests darrers mesos s’ha fet un esforç notable des de l’Àrea TIC per tal de millorar-lo i adaptar-lo a nous requisits, comptant amb la col·laboració de diferents unitats de negoci implicades: el Servei d’Atenció a l’Estudiant (SAE), Planificació academicodocent, IL3 i la Facultat de Medicina.

Fruit d’aquest esforç podem destacar, entre d’altres, les següents millores:

• Pràctiques de IL3
  S’han dissenyat i implementat els canvis necessaris per permetre a l’Institut de Formació Contínua IL3 fer la gestió de les seves pràctiques, amb necessitats específiques diferenciades del perfil estàndard de facultat, pel qual estava GIPE inicialment dissenyat. Aquestes adaptacions han estat lliurades al llarg del passat mes de setembre i es consideren ja en producció, amb el seu corresponent manteniment correctiu i evolutiu.
• Pràctiques clíniques de medicina
  Pel que fa a la Facultat de Medicina, s’ha completat amb èxit l’ús la gestió integral de les seves pràctiques clíniques del Grau de Medicina per primera vegada aquest curs 2025.
  Els tres objectius plantejats per Medicina: assignació automàtica de grups de pràctiques, generació de plans formatius i gestió de la cotització a la Seguretat Social, s’han assolit satisfactòriament, gràcies als desenvolupaments específics duts a terme en el mateix GIPE així com amb noves integracions amb dues de les aplicacions troncals de la gestió acadèmica de la UB, el GR@D pel que fa a la planificació de les pràctiques i el GIGA per la matriculació/inscripció als corresponents grups de pràctiques.
  A partir d’ara, el projecte entra en fase de manteniment correctiu i evolutiu, sense oblidar atendre la seva triple dimensió: GRAD, GIGA i GIPE.
• Pràctiques remunerades
  La necessitat de gestionar un nombre creixent de pràctiques que siguin remunerades ha suposat el repte de, per una banda, fer les adaptacions necessàries a GIPE per gestionar els requeriments específics d’aquesta nova tipologia de pràctiques, i per una altra, integrar-lo amb altre dels sistemes informàtics troncals de la UB, l’aplicació Perseu de Recursos Humans.
  Aquesta adaptació i integració es troba ja gairebé totalment desenvolupada a l’espera d’una primera fase de proves que, una vegada superades. Ben aviat hauran de permetre la seva posta en producció abans de finals d’aquest any 2025.

La Universitat de Barcelona ofereix al voltant de 20.000 pràctiques d’estudiants cada curs acadèmic i són gestionades en la seva pràctica totalitat mitjançant el GIPE que es converteix en una eina clau perquè la nostra Universitat sigui el pont entre la formació i l’entrada en el món laboral del nostre alumnat.

Jira és una eina per la gestió de projectes, especialment en l’àmbit de la gestió de tasques, el desenvolupament de software i el suport als serveis TI. La Universitat de Barcelona disposa de la seva pròpia plataforma JIRA, accessible a través de suport.ub.edu.

L’any 2021, l’Àrea de Tecnologies de la Informació i la Comunicació de la UB va implementar el primer projecte basat en aquesta solució: el projecte Gestió TIC UB (GTIC) amb l’objectiu de centralitzar i gestionar les incidències, peticions i consultes relacionades amb els serveis que ofereix l’ATIC.

Posteriorment, s’han posat en producció fins a 13 projectes JIRA per a altres unitats organitzatives de la UB.

Aquestes unitats han substituït les bústies de correu corporatives funcionals per un sistema més eficient i estructurat. Ara, quan s’envia una petició a una bústia, automàticament es genera un cas al projecte JIRA corresponent. Aquest cas s’assigna a un agent que el gestiona i, un cop resolt, l’usuari rep una notificació amb la resposta.

Aquest funcionament no només agilitza la gestió interna, sinó que ofereix als usuaris una experiència molt més satisfactòria. Saber que la seva petició ha estat registrada i està sent tractada aporta tranquil·litat i confiança en el servei. Alhora, el sistema permet a les unitats fer seguiment dels casos i oferir una resposta més homogènia i traçable.

Actualment tenim projectes on hi participa un sol grup d’agents i projectes amb diversos grups d’agents segons les necessitats del servei.

Aquesta eina aporta millor visibilitat i estructura de les tasques desenvolupades per l’equip i agilitza els processos als agents que participen en el projecte. Tot plegat es tradueix en un servei més eficaç, eficient i satisfactori tant per als agents com per a l’usuari final.

EnquestesUB és la nova aplicació per a la gestió d’enquestes institucionals adreçades a la comunitat UB que recull tot el cicle de vida d’un procés d’enquesta: creació del formulari, programació i planificació, publicació, comunicacions, recollida de respostes i generació i publicació d’informes.

S’ha desenvolupat amb el programari Blue de l’empresa Explorance. Blue està especialitzat en la gestió integral de feedback dins del món de l’educació superior i és líder al seu sector.

EnquestesUB, amb mecanismes de sincronització diaris de les dades requerides que garanteixen l’automatització de tot el procés i la qualitat de la dada utilitzada,  s’integra amb diferents aplicacions corporatives:

• GIGA (Gestió dels processos relacionats amb els àmbits acadèmics i d’estudiants)
• GR@D (Gestió de recursos academicodocents)
• PERSEU (Gestió del personal de la UB)

Amb l’objectiu de fer diferents tipus d’enquestes institucionals, destaquem, pel seu volum i importància, l’enquesta d’opinió sobre graus i màsters universitaris que dos cops a l’any contesten els nostres estudiants. En aquesta enquesta participen:

• Més de 40.000 estudiants, omplint l’enquesta,
• Més de 6.500 professors seguint i fomentant la participació de les enquestes i obtenint l’informe amb el resultat de les enquestes relacionades amb les seves assignatures.
• Més de 190 caps d’estudis i coordinadors de màsters universitaris per planificar les enquestes, consultant els informes i dades vinculats als seus estudis.
• Més de 100 Càrrecs, entre vicerectors, degans, vicedegans, directors de departament per a la consulta d’informes i dades relacionades amb les enquestes.

L’aplicació EnquestesUB suposa una millora important en el procés de gestió d’enquestes de la UB i dona a la unitat gestora, Gabinet Tècnic del Rectorat una eina que contribueix a la seva transformació digital.

S’ha posat en producció la primera fase del projecte d’informatització de la gestió de convenis mitjançant la implementació de l’aplicació Gconvenis. Amb aquest nou aplicatiu, es dona resposta a la necessitat de digitalitzar tota una sèrie de procediments que fins ara es feien manualment.

Gconvenis és l’aplicació per a la gestió integral de tots els procediments adreçats a la tramitació dels convenis de la Universitat de Barcelona amb entitats externes.

En faran ús, a més de la unitat de Serveis Jurídics i Convenis, els diferents càrrecs que tenen la potestat de promoure convenis dintre del seu àmbit de competències, i totes les unitats organitzatives que poden participar en la seva negociació i/o validació dintre de la UB.

La unitat de Serveis Jurídics i Convenis, mitjançant l’aplicació, informarà les unitats implicades de les accions i tasques assignades que aquestes podran dur a terme a través de l’enllaç que rebran en la corresponent comunicació.

 En aquesta primera fase ja està operatiu:

• la petició de la tramitació de nous convenis
• la seva negociació interna gestionada per la unitat de Serveis Jurídics i Convenis
• l’elaboració i aportació dels certificats i validacions necessàries
• la signatura definitiva per part de la Universitat de Barcelona i la resta d’entitats participants

– Pantalla amb menús per accedir a diferents apartats de l’aplicació –

En fases successives s’implementaran la resta de procediments i funcionalitats, entre les quals s’inclouran les pròrrogues i les addendes.

Aquesta aplicació ha estat desenvolupada íntegrament per l’Àrea TIC, atesos els requeriments funcionals de la unitat de Serveis Jurídics i Convenis i amb el suport de la unitat Administració Electrònica i Identificació Corporativa, integrant-se plenament amb tots els serveis disponibles a la UB.

Si teniu qualsevol dubte respecte a l’aplicació, us podeu adreçar a la unitat de Serveis Jurídics i Convenis.

A partir del dia 25 de maig, l’Àrea de Tecnologies posarà en marxa una nova plataforma de “tiqueting” per a gestionar les incidències i peticions relacionades amb els serveis que ofereix l’ATIC. 

Entre les principals novetats, destaquen la implementació d’un Portal d’usuari, la millora en l’accessibilitat dels continguts TIC i la creació d’una base de dades de gestió de la configuració (CMDB) global. 

La plataforma triada és Jira Service Management. Aquesta solució, que permet gestionar avaries, sol·licituds, i problemes, així com la gestió del canvi i de la demanda TIC, ha permès a totes les unitats que formen part de l’ATIC migrar les diferents aplicacions que utilitzaven fins ara a una única eina, tot englobat en el projecte Gestió TIC UB (GTIC). 

És per això que, a més, s’ha creat una base de dades de gestió de la configuració (CMDB) global, on s’han registrat tots els actius de la institució relacionats amb els serveis oferts per l’ATIC. El benefici de la CMDB no és només tenir-los registrats, sinó poder relacionar-los. Aquesta relació ens permetrà poder identificar millor l’impacte d’una incidència o l’aplicació d’un canvi. Per exemple, si deixa de funcionar un servidor d’impressió i tenim relacionat aquest servidor amb les impressores que tenen una cua d’impressió associada, podrem identificar ràpidament quins departaments no podran imprimir. 

Funcionalitats del Portal d’Usuari :

Amb l’objectiu de millorar l’experiència de l’usuari, la nova plataforma integra un portal des d’on el PAS, el PDI i el personal extern i col·laborador podran: 

• Reportar una avaria o demanar una petició recollida en el catàleg de serveis. 
• Fer ús del cercador del portal, que mostrarà els enllaços relacionats amb el problema o petició de la Base de Coneixement elaborada per l’ATIC. 
• Consultar els meus tiquets per fer un seguiment en temps real de les avaries i peticions, veure el seu estat i les accions que s’estan fent. 
• Incloure comentaris al tiquet en cas que rebeu una notificació sol·licitant informació addicional. Per saber com funciona l’eina, us convidem a visualitzar un vídeo formatiu que hem preparat.  

No obstant, el canal habitual d’obertura de tiquets seguirà operatiu. Podeu posar-vos en contacte amb el PAU (Punt d’Atenció a l’Usuari) a l’adreça pau@ub.edu o al telèfon 934 021 687. 

La gestió dels tiquets amb la nova eina serà operativa a partir del proper dimarts 25 de maig. Si obriu un tiquet des de fora de la Universitat, serà necessari que us connecteu per VPN prèviament (malgrat teniu accés al portal, no obriu tiquets fins el dia acordat).